L’inFormateur Vol. 5 no. 1 printemps 2000

 

 

 

Les équipes de travail et les réunions 
 
par
 Danny Miller
 

  Vivant dans une société où les moyens de communication se développent de façon exponentielle, les organisations de l’an 2000 sont caractérisées par la réception de surplus d’informations. Afin de gérer efficacement ces innombrables informations, plusieurs moyens s’offrent aux organisations. Parmi l’ensemble de ces moyens, nous retrouvons les réunions d’équipe. Si ce moyen est efficace pour certaines organisations, pour d’autres c’est un véritable enfer : réunions peu productives, projets qui avancent à pas de tortue, mauvaise organisation du travail, etc. Dans l’article qui suit, nous allons traiter des équipes de travail ainsi que du rôle de l’animateur afin d’obtenir des réunions plus efficaces.

Lorsqu’une équipe de travail se retrouve en réunion, il est important de comprendre que toutes les interventions qui surviennent à l’intérieur de celle-ci peuvent se situer dans un ou l’autre des trois niveaux d’interaction suivant : le contenu (la tâche à accomplir, le projet à réaliser), le processus (le comment on organise le travail, les étapes du travail) et le socioémotif (les relations interpersonnelles et sociales). Le secret d’une réunion efficace est bien simple ; il s’agit de bien doser ces différents niveaux d’interactions afin d’obtenir les résultats fixés au début de la réunion. Généralement, celui qui doit jongler avec ces différents niveaux occupe le poste d’animateur.

L’animateur est la personne qui, à l’aide de divers outils et techniques d’animation, favorise l’atteinte des objectifs fixés par une équipe de travail. Celui-ci possède, de par sa formation, une vision globale du groupe et de ses diverses composantes. L’animateur est donc la personne la plus apte à créer des conditions facilitantes, favorisant l’efficacité du travail d’équipe en situation de réunion.

La planification de la réunion

Ces statistiques vont peut-être vous surprendre mais voici la répartition du temps de travail d’un animateur afin d’obtenir une réunion efficace : 70% dans la planification, 20% dans la réalisation et 10% dans l’évaluation de la réunion. Donc, si vous mettez l’emphase sur la planification, vos chances d’obtenir une réunion efficace sont excellentes. Tel que cité dans Boisvert, Cossette et Poisson, Maccio suggère de distribuer les informations suivantes aux participants afin de leur permettre de se préparer à la réunion : le type de réunion, le thème, les objectifs, l’ordre du jour, la liste des participants, l’identification des dossiers à apporter et les coordonnées précises de la réunion (heure, lieu, durée, etc.). Derrière l’idée de distribuer ce genre d’informations réside le fait de préparer psychologiquement les participants à la réunion en question. Cela permet également à l’animateur de poser des balises psychologiques afin de canaliser l’énergie du groupe lors de la réunion. En procédant de cette façon, vous diminuez considérablement les possibilités de tenir des réunions improductives.